Должностная инструкция секретаря: образец 2026 года

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ № 7секретаря

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет трудовую функцию, права и ответственность работника по должности «Секретарь» (далее – работник) и является приложением к трудовому договору.

1.2. Работник относится к категории технических исполнителей (служащих). Назначение на должность и освобождение от неё производятся приказом генерального директора.

1.3. Работник подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. Требования к квалификации: среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение» либо среднее общее образование и профессиональное обучение; опыт работы не менее шести месяцев.

1.5. Работник должен знать:

– требования к оформлению организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016); – порядок ведения делопроизводства, регистрации и контроля исполнения документов; – правила составления номенклатуры дел и подготовки документов к архивному хранению; – сроки хранения документов по перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; – правила делового общения и телефонного этикета; – порядок подготовки и протоколирования совещаний; – порядок работы с персональными данными и сведениями ограниченного доступа.

1.6. В работе работник руководствуется законодательством Российской Федерации, уставом и локальными нормативными актами работодателя, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководства и настоящей инструкцией.

1.7. На время отсутствия работника (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка) его обязанности исполняет офис-менеджер либо иной работник, назначенный приказом. Замещающий приобретает права и несёт ответственность в объёме настоящей инструкции.

2. Должностные обязанности

Работник исполняет следующие обязанности:

2.1. Ведёт регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции и передаёт документы исполнителям. 2.2. Контролирует сроки исполнения поручений руководителя и документов, поставленных на контроль. 2.3. Готовит проекты приказов, распоряжений, писем и служебных записок по поручению руководителя и проверяет правильность их оформления. 2.4. Обеспечивает подписание документов руководителем и их своевременную отправку адресатам. 2.5. Ведёт календарь руководителя, организует совещания и переговоры, оповещает участников и готовит материалы. 2.6. Ведёт протоколы совещаний, оформляет их и доводит принятые решения до исполнителей. 2.7. Принимает и распределяет телефонные звонки и организует приём посетителей. 2.8. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и передачу в архив. 2.9. Ведёт учёт печатей и штампов организации и обеспечивает их хранение. 2.10. Оформляет и выдаёт по поручению руководителя копии документов и справки в пределах своих полномочий. 2.11. Обеспечивает конфиденциальность сведений, ставших известными в связи с исполнением обязанностей.

3. Права

Работник имеет право:

3.1. знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его работы; 3.2. запрашивать у работников подразделений документы и сведения, необходимые для исполнения обязанностей; 3.3. вносить руководителю предложения по улучшению работы и устранению выявленных недостатков; 3.4. требовать создания условий труда, предоставления оборудования, инструмента и средств индивидуальной защиты, необходимых для исполнения обязанностей; 3.5. возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных требований, для доработки; 3.6. отказаться от выполнения работы при возникновении опасности для жизни и здоровья до устранения такой опасности.

4. Ответственность

Работник несёт ответственность:

4.1. за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – дисциплинарную, в порядке статей 192 и 193 Трудового кодекса Российской Федерации; 4.2. за причинение работодателю прямого действительного ущерба – материальную, в пределах среднего месячного заработка, а в случаях, предусмотренных статьёй 243 Трудового кодекса Российской Федерации (в том числе при заключённом договоре о полной материальной ответственности, умышленном причинении ущерба, причинении ущерба в состоянии опьянения или в результате преступных действий, установленных приговором суда), – в полном размере; 4.3. за правонарушения и причинение вреда при исполнении трудовых обязанностей – гражданско-правовую, административную и уголовную в порядке, установленном законодательством Российской Федерации; 4.4. за сохранность документов, печатей и штампов организации; 4.5. за разглашение сведений ограниченного доступа и персональных данных, ставших известными по работе.

Ответственность наступает в пределах, установленных трудовым, административным, гражданским и уголовным законодательством Российской Федерации.

5. Порядок пересмотра инструкции и ознакомления с ней

5.1. Инструкция составлена в двух экземплярах, имеющих равную силу: один хранится у работодателя, второй выдаётся работнику на руки.

5.2. Инструкция пересматривается не реже одного раза в пять лет, а также при изменении трудовой функции, наименования должности, структуры организации либо требований профессионального стандарта или квалификационного справочника.

5.3. Изменения вносятся приказом работодателя, и работник знакомится с ними под подпись. Если изменения затрагивают условия трудового договора, они оформляются дополнительным соглашением к нему.

5.4. Работник, не ознакомленный с инструкцией под подпись, не может быть привлечён к дисциплинарной ответственности за неисполнение предусмотренных ею обязанностей.

С должностной инструкцией ознакомлен(а), один экземпляр получил(а) на руки: