Должностная инструкция офис-менеджера: образец 2026 года

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ № 7офис-менеджера

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет трудовую функцию, права и ответственность работника по должности «Офис-менеджер» (далее – работник) и является приложением к трудовому договору.

1.2. Работник относится к категории технических исполнителей (служащих). Назначение на должность и освобождение от неё производятся приказом генерального директора.

1.3. Работник подчиняется непосредственно руководителю административно-хозяйственного отдела.

1.4. Требования к квалификации: среднее профессиональное или высшее образование и опыт административной работы не менее шести месяцев.

1.5. Работник должен знать:

– правила делового этикета и телефонного общения; – порядок ведения делопроизводства и регистрации входящей и исходящей корреспонденции; – требования к оформлению организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016); – порядок работы с курьерскими службами и почтовыми отправлениями; – порядок закупки и учёта канцелярских товаров, расходных материалов и хозяйственного инвентаря; – правила эксплуатации офисной техники; – требования охраны труда и пожарной безопасности в офисных помещениях.

1.6. В работе работник руководствуется законодательством Российской Федерации, уставом и локальными нормативными актами работодателя, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководства и настоящей инструкцией.

1.7. На время отсутствия работника (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка) его обязанности исполняет секретарь либо иной работник, назначенный приказом. Замещающий приобретает права и несёт ответственность в объёме настоящей инструкции.

2. Должностные обязанности

Работник исполняет следующие обязанности:

2.1. Принимает и распределяет входящие телефонные звонки, обращения и корреспонденцию. 2.2. Регистрирует входящие и исходящие документы в журналах или системе электронного документооборота. 2.3. Организует отправку и получение почтовой и курьерской корреспонденции и ведёт её учёт. 2.4. Обеспечивает офис канцелярскими товарами, расходными материалами и хозяйственным инвентарём: собирает заявки, формирует заказ, принимает поставку. 2.5. Контролирует исправность офисной техники, организует её обслуживание и ремонт и ведёт учёт заявок. 2.6. Организует приём посетителей: встречает, оформляет пропуска, сопровождает в переговорные. 2.7. Ведёт учёт занятости переговорных комнат и обеспечивает их подготовку к совещаниям. 2.8. Организует командировки работников: бронирует билеты и гостиницы, готовит документы для авансовых отчётов. 2.9. Ведёт учёт материальных ценностей офиса и передачу их работникам под подпись. 2.10. Взаимодействует с арендодателем и обслуживающими организациями по вопросам эксплуатации помещений. 2.11. Организует хранение документов и передачу их в архив в соответствии с номенклатурой дел.

3. Права

Работник имеет право:

3.1. знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его работы; 3.2. запрашивать у работников подразделений документы и сведения, необходимые для исполнения обязанностей; 3.3. вносить руководителю предложения по улучшению работы и устранению выявленных недостатков; 3.4. требовать создания условий труда, предоставления оборудования, инструмента и средств индивидуальной защиты, необходимых для исполнения обязанностей; 3.5. запрашивать у подразделений заявки на обеспечение и устанавливать срок их подачи; 3.6. отказаться от выполнения работы при возникновении опасности для жизни и здоровья до устранения такой опасности.

4. Ответственность

Работник несёт ответственность:

4.1. за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – дисциплинарную, в порядке статей 192 и 193 Трудового кодекса Российской Федерации; 4.2. за причинение работодателю прямого действительного ущерба – материальную, в пределах среднего месячного заработка, а в случаях, предусмотренных статьёй 243 Трудового кодекса Российской Федерации (в том числе при заключённом договоре о полной материальной ответственности, умышленном причинении ущерба, причинении ущерба в состоянии опьянения или в результате преступных действий, установленных приговором суда), – в полном размере; 4.3. за правонарушения и причинение вреда при исполнении трудовых обязанностей – гражданско-правовую, административную и уголовную в порядке, установленном законодательством Российской Федерации; 4.4. за сохранность вверенных материальных ценностей офиса и подотчётных денежных средств; 4.5. за своевременность регистрации и передачи документов адресатам.

Ответственность наступает в пределах, установленных трудовым, административным, гражданским и уголовным законодательством Российской Федерации.

5. Порядок пересмотра инструкции и ознакомления с ней

5.1. Инструкция составлена в двух экземплярах, имеющих равную силу: один хранится у работодателя, второй выдаётся работнику на руки.

5.2. Инструкция пересматривается не реже одного раза в пять лет, а также при изменении трудовой функции, наименования должности, структуры организации либо требований профессионального стандарта или квалификационного справочника.

5.3. Изменения вносятся приказом работодателя, и работник знакомится с ними под подпись. Если изменения затрагивают условия трудового договора, они оформляются дополнительным соглашением к нему.

5.4. Работник, не ознакомленный с инструкцией под подпись, не может быть привлечён к дисциплинарной ответственности за неисполнение предусмотренных ею обязанностей.

С должностной инструкцией ознакомлен(а), один экземпляр получил(а) на руки: