Приказ о назначении комиссии по проверке наличия и состояния дел в архиве: образец 2026 года
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
ПРИКАЗ № 14о назначении комиссии по проверке архива
В целях проверки сохранности документов архива организации, выявления дел, требующих реставрации или перешифровки, и подготовки описей к утверждению
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию по проверке наличия и состояния дел в архиве в составе: председатель – заместитель директора Петров П. П., члены – архивариус Смирнова А. В., специалист по кадрам Соколов Д. А. 2. Комиссии провести проверку наличия и физического состояния дел постоянного и долговременного хранения за 2015–2020 годы с 1 по 30 октября 2026 года. 3. Сверить дела с описями и книгой учёта поступления и выбытия дел. 4. По итогам составить акт проверки наличия и состояния дел, а при выявлении расхождений – акт о необнаружении дел и акт о технических ошибках в учётных документах. 5. Архивариусу Смирновой А. В. по необнаруженным делам организовать розыск в течение года и доложить о результатах. 6. Представить акты на утверждение директору до 7 ноября 2026 года. 7. Контроль за проведением проверки архива оставляю за собой.
Основание: служебная записка архивариуса Смирновой А. В. от 22 сентября 2026 года и план работы архива на 2026 год.
С приказом ознакомлены: Петров П. П., Смирнова А. В., Соколов Д. А.
Подпись работника дата ознакомления
Проверку наличия и состояния дел проводят, чтобы убедиться, что всё записанное в описях действительно лежит в архиве и не испорчено. Для организаций, которые сдают документы в государственный или муниципальный архив, её периодичность и порядок задают правила Росархива для архивов организаций. Остальные организации проверяют архив по своему решению: перед передачей дел, при смене архивариуса или ответственного за архив, после переезда, затопления или пожара. Приказ определяет состав комиссии, какие дела проверяют (годы, виды хранения), сроки и формы итоговых документов. В комиссию не стоит включать только того, кто хранит дела: проверка самого себя мало что доказывает. Лучше добавить представителя кадровой службы или бухгалтерии, чьи документы лежат в архиве. По итогам составляют акт проверки наличия и состояния. Если дела не нашли – акт о необнаружении и розыск, если обнаружены повреждения – список дел для реставрации, переплёта или дезинфекции. Расхождения не исправляют задним числом в описях: сначала акт, затем изменения в учётные документы. Частая ошибка – смешать проверку наличия с экспертизой ценности и уничтожить дела «заодно». Отбор к уничтожению – отдельная процедура с отдельной комиссией и актом. Приказ и акты хранят постоянно вместе с документами архива.
- Реквизиты документа
- Основной текст
- Подписи
Как заполнить штатное расписание для небольшой компанииРазобраться со штатным расписанием нужно до первой проверки и до появления спорных вопросов по должностям и окладам. Ниж
Договор оказания услуг: как оформить отношения с клиентом без лишних рисковДоговор оказания услуг помогает зафиксировать объем работ, сроки, стоимость и порядок приемки. Без него спор о результат
Договор займа: образец для передачи денег между физлицами и компаниямиПередача денег без договора часто заканчивается спорами о сроке возврата, процентах и самом факте займа. Разбираем, како
Акт приема-передачи: образец для разных ситуаций и правила заполненияАкт приема-передачи нужен, когда стороны хотят зафиксировать, что именно передано, в каком состоянии и в какой момент. О
Форма акта приема-передачи: когда нужна и как составитьНеправильно оформленный акт приема-передачи оставляет спорные моменты после сделки: стороны по-разному помнят комплектац
Образец договора поставки для бизнеса: универсальный шаблон и ключевые условияОшибка в договоре поставки приводит к срывам сроков, спорам о товаре и лишним затратам. Разбираем, какой образец подходи
Трудовой договор для сотрудника и работодателяТрудовой договор часто нужен срочно, когда работа уже согласована, а документ еще не готов. Ошибка в формулировках может
Шаблон коммерческого предложения: структура, которую легко заполнитьРазобрать коммерческое предложение с нуля сложно, когда нужно быстро отправить клиенту понятный документ. Готовый шаблонСоберите первый документ прямо сейчас
Три минуты, ноль рублей за черновик и готовый PDF в конце. Регистрация не нужна.