Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ПОЛОЖЕНИЕ О ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВсостав данных, основания обработки, хранение, передача и права работника

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение – локальный нормативный акт ООО «Ромашка» (далее – работодатель, оператор), определяющий порядок обработки и защиты персональных данных работников, бывших работников и кандидатов на замещение вакантных должностей. Положение принято в соответствии с главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации (статьи 86–90) и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

1.2. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (статья 85 Трудового кодекса Российской Федерации в системном толковании со статьёй 3 Федерального закона № 152-ФЗ).

1.3. Ответственным за организацию обработки персональных данных назначается начальник отдела кадров (статья 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

1.4. Положение вводится в действие с 01.01.2026 и действует до замены его новым.

2. Цели обработки и состав персональных данных

2.1. Персональные данные обрабатываются в целях:

– заключение, исполнение и прекращение трудового договора; – ведение кадрового и воинского учёта; – начисление и выплата заработной платы, исполнение обязанностей налогового агента и плательщика страховых взносов; – организация обязательных медицинских осмотров и обучения по охране труда; – оформление пропусков и обеспечение пропускного режима; – представление сведений в государственные органы в случаях, установленных законом.

2.2. Обработке подлежат данные, состав которых определён требованиями законодательства и необходимостью исполнения трудового договора:

– фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство; – паспортные данные, адрес регистрации и фактического проживания; – страховой номер индивидуального лицевого счёта и идентификационный номер налогоплательщика; – сведения об образовании, квалификации и трудовой деятельности; – сведения воинского учёта; – сведения о семейном положении и детях – в объёме, необходимом для гарантий и налоговых вычетов; – номер телефона и адрес электронной почты; – сведения о заработной плате, удержаниях и реквизиты счёта.

2.3. Обработка специальных категорий персональных данных (расовая и национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья, интимная жизнь) не производится, за исключением случаев, прямо предусмотренных федеральным законом; сведения о состоянии здоровья обрабатываются только в части, относящейся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции (статья 86 Трудового кодекса Российской Федерации и статья 10 Федерального закона № 152-ФЗ).

2.4. Обработка биометрических персональных данных не производится: фотография на пропуске используется для визуального контроля и с биометрическими образцами автоматически не сопоставляется.

3. Основания обработки

3.1. Персональные данные работников обрабатываются на основании пункта 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ – для достижения целей, предусмотренных законом, и для исполнения трудового договора, стороной которого является работник. Отдельное согласие для такой обработки не требуется, и заключение трудового договора не может быть поставлено в зависимость от его получения.

3.2. Согласие работника оформляется в случаях, когда закон прямо этого требует: обработка специальных категорий данных и биометрии, получение данных у третьей стороны, передача данных третьим лицам, размещение фотографии и сведений о работнике на сайте и в средствах массовой информации, обработка данных после увольнения сверх сроков хранения.

3.3. Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом и не может включаться в текст трудового договора, заявления о приёме на работу или иного документа (часть 1 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ в редакции Федерального закона № 156-ФЗ, действующей с 1 сентября 2025 года). Согласие на обработку данных, разрешённых для распространения, оформляется отдельно от иных согласий (статья 10.1 того же закона).

3.4. Все персональные данные работника получаются у него самого. Если данные могут быть получены только у третьей стороны, работник уведомляется об этом заранее и даёт письменное согласие; работодатель сообщает работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения данных, а также о характере подлежащих получению данных и последствиях отказа дать согласие (статья 86 Трудового кодекса Российской Федерации).

4. Хранение персональных данных и доступ к ним

4.1. Документы, содержащие персональные данные, хранятся в отделе кадров в запираемых металлических шкафах, доступ в помещение – по электронному ключу; в электронном виде – в кадровой информационной системе с разграничением прав доступа на серверах, размещённых на территории Российской Федерации.

4.2. Персональные данные граждан Российской Федерации записываются, систематизируются, накапливаются, хранятся, уточняются и извлекаются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (часть 5 статьи 18 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

4.3. Доступ к персональным данным работников имеют только работники, которым он необходим для исполнения трудовых обязанностей. Перечень должностей: генеральный директор, начальник отдела кадров, специалист по кадрам, главный бухгалтер, бухгалтер по расчёту заработной платы, системный администратор – в объёме, необходимом для администрирования систем.

4.4. Работники, допущенные к обработке персональных данных, знакомятся под подпись с настоящим Положением и требованиями законодательства о персональных данных и принимают обязательство о неразглашении.

4.5. Работодатель принимает правовые, организационные и технические меры защиты, предусмотренные статьями 18.1 и 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, с учётом требований к защите персональных данных при обработке в информационных системах, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119.

5. Передача персональных данных

5.1. Работодатель не сообщает персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами (статья 88 Трудового кодекса Российской Федерации).

5.2. Без согласия работника данные передаются в объёме, установленном законом, в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, налоговые органы, военные комиссариаты, суды, органы дознания и следствия, органы государственного контроля и надзора – по запросам, оформленным в соответствии с законом.

5.3. Не допускается сообщение персональных данных работника в коммерческих целях без его письменного согласия и запрашивание информации о состоянии здоровья, за исключением сведений, относящихся к вопросу о возможности выполнения трудовой функции.

5.4. Поручение обработки персональных данных другому лицу (расчёт заработной платы, кадровый учёт, медицинский осмотр, оформление полисов) допускается на основании договора, содержащего перечень действий, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к защите; ответственность перед работником несёт работодатель (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Перечень таких лиц: не поручается

5.5. Лица, получившие персональные данные, предупреждаются о том, что данные могут быть использованы только в целях, для которых они сообщены.

6. Права работника

6.1. Работник имеет права, предусмотренные статьёй 89 Трудового кодекса Российской Федерации и статьёй 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, в том числе право на полную информацию о своих персональных данных и их обработке, на свободный бесплатный доступ к ним, на получение копии любой записи, содержащей его персональные данные, на требование об уточнении, блокировании или уничтожении неполных, устаревших, неточных или незаконно полученных данных, на отзыв согласия, на обжалование действий работодателя в Роскомнадзор и в суд.

6.2. Ответ на обращение работника предоставляется в срок, установленный Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ, способом: в письменной форме на бумаге либо по адресу электронной почты, указанному в обращении, в течение десяти рабочих дней со дня обращения

7. Уничтожение персональных данных

7.1. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, и подлежат уничтожению по достижении целей либо при утрате необходимости в их достижении, если иной срок не установлен законом или договором. Документы по личному составу хранятся в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.

7.2. Уничтожение оформляется актом, требования к которому установлены приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.

8. Действия при инцидентах и ответственность

8.1. О неправомерной или случайной передаче персональных данных, повлёкшей нарушение прав субъектов, работодатель уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов о самом факте и в течение 72 часов – о результатах внутреннего расследования (часть 3.1 статьи 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

8.2. Работодатель уведомляет Роскомнадзор о намерении осуществлять обработку персональных данных в порядке статьи 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

8.3. Лица, виновные в нарушении порядка обработки и защиты персональных данных, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, а также к административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности (статья 90 Трудового кодекса Российской Федерации, статья 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, статья 272.1 Уголовного кодекса Российской Федерации).

9. Заключительные положения

9.1. Положение доводится до сведения всех работников под подпись; вновь принимаемые работники знакомятся с ним до подписания трудового договора (часть третья статьи 68 Трудового кодекса Российской Федерации).

9.2. Изменения вносятся приказом работодателя и доводятся до работников под подпись.

Лист ознакомления. С Положением о защите персональных данных работников ознакомлен(а):